Mejorar la productividad personal es posible



Hace un año aproximadamente,  un cliente me pidió que le desarrollara una propuesta para la realización de  un curso típico de “Gestión Eficaz del tiempo” para sus mandos intermedios. Según él, estos  tenían mucho trabajo y no eran capaces de desarrollarlo íntegramente debido a su mala gestión del tiempo.

En estos cursos, como ya sabemos muchos de nosotros, se trabaja conceptos como por ejemplo: Lo urgente y lo importante, prioridades, asignación del tiempo, interrupciones, etc.
Yo pienso que las personas tienen que ser dueñas de su trabajo, de sus urgencias y de su tiempo. El tiempo no se puede modificar, es el que es, por lo que este tipo de cursos no ofrece mucho valor a los profesionales de una organización y así se lo dije, libremente.

La verdad es que una de mis obligaciones como consultor de RRHH es aconsejar a mis clientes lo mejor para sus profesionales y negocio, por lo que le propuse implantar una metodología de trabajo llamada GTD-“Getting Things Done” basada en la planificación y organización natural de las tareas para de esta forma gestionar de manera productiva los trabajos, proyectos, etc.

Al tener todas las tareas ordenadas perfectamente, uno manda en sus trabajos y te da libertad de maniobra para poder realizar unos u otros dependiendo de la situación que se tenga en cada momento del día, por lo que el tiempo se aprovecha muchísimo más.
Por otra parte al tener todo el trabajo en listas externas, la cabeza está siempre despejada para lo que toca hacer en cada momento y no para pensar lo próximo que toca hacer. Por lo que se trabaja mejor y con un nivel mínimo de estrés.
  
Por ejemplo, por muy urgente o prioridad uno  que tenga hacer el informe ejecutivo para presentar a tu jefe,  si te encuentras en un sitio donde no tienes o no puedes utilizar el portátil y la información necesaria, no lo vas a poder realizar. Pero en ese tiempo muerto si podrás hacer otras tareas como hacer las llamadas que tengas pendientes o devolver los correos necesarios desde el móvil.

Bueno siguiendo con el caso, el cliente acepto la implantación del modelo y este se desarrollo en diferentes impactos:
·        Un primer impacto vía email para crear expectación hacia la metodología y las jornadas.
·        Otro  formativo a la semana siguiente, en el que se explico todo el modelo de forma muy practica y se crearon parejas para generar entre ellos la puesta en marcha del modelo.
·        Una tercera sesión a los quince días para trabajar los frenos y barreras encontrados en el modelo de cada participante, trabajándolo de manera muy practica y dando soluciones muy concretas.
·        Para terminar, un envío por email con bibliográfica del modelo y del consultor experto, para que los participantes pudieran avanzar en el sistema y sacarle el máximo partido.

Pasados unos meses después, nuestro cliente se puso en contacto con nosotros para comentarnos el gran avance que había supuesto la implantación de la metodología en su negocio y en sus profesionales ya que habían incrementado sus objetivos de negocio considerablemente gracias a la mejora de la productividad personal.

La moraleja de este artículo podía ser lo importante y necesario que es buscar e implantar nuevas soluciones dentro de los equipos de trabajo. Los responsables de RRHH deben trabajar en innovar en la formación de sus equipos para que los profesionales salgan de su zona de confort y den el cien por cien, trabajando por supuesto, con el mínimo estrés. 

3 comentarios:

Nacho Cambralla Balaguer dijo...

Hola.
No dudo de la utilidad de las herramientas para la mejora de la productividad personal, como GTD, y coincido en que desde RRHH proporcionemos propuestas innovadoras en formación. Ahora bien, me sorprende la simplificación de la conclusión que gracias a esta mejora se hayan incrementado los objetivos de negocio.

Saludos.

Francisco Castro dijo...

Buenas tardes Nacho,
Lo primero agradezco tu comentario y en referencia a él tengo que añadir que efectivamente la consecución de los objetivos de negocio no solo dependen de la productividad de los profesionales, pero está claro que influye de manera considerable.
Según están las cosas, una vía importante para que una organización pueda crecer y mejorar su rentabilidad es aumentando su productividad. Es decir, con menos hacer más, optimizando el tiempo y los recursos, planificando y reorganizando tareas y procesos, etc. En este caso en concreto, la utilización de la metodología GTD mejoró el ratio de peticiones de cliente por gestor, aumentándolo en casi un 15%, impactando directamente en el negocio en forma de menor inversión en recursos, mejores resultados por gestor y mayor número de clientes atendidos.
Un saludo,

Alberto dijo...

Estoy de acuerdo con tu experiencia, Francisco, aunque añadiría que para poder mejorar el propio trabajador debe conocer como trabaja él mismo.

Nosotros hemos recurrido a un software que se llama WorkMeter para conocer como se trabaja. El programa mide la productividad cuando trabajamos con ordenador, en base a aplicaciones productivas e improductivas y el tiempo que se utilizan, y muestra a cada uno su perfil productivo, y el tiempo productivo dentro de sus horas laborales.

Con esto hemos detectado esos malos hábitos de los que hablas para poder corregirlos, e incluso los corrigen ellos mismos. Además, hemos podido ver si el número de trabajadores por cada departamento está equilibrado, que todos tengan la cantidad de trabajo adecuado, reparto de tareas, etc.

Aprovecho para felicitarte por el artículo que es muy ilustrativo.

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